Trucs de pro pour une levée de fonds réussie!

Vous organisez une levée de fonds et ne savez pas par où commencer? Prenez exemple sur les Jeunes Alliés de Moisson Montréal qui ont fait de leur « Soirée sans faim » annuelle un événement à ne pas manquer. 

Créer une soirée à l’ADN unique

Catherine Coursol a fondé le comité des Jeunes Alliés de Moisson Montréal en 2016 avec pour mandat d’amasser des fonds pour l’organisme qui vient en aide à 137 000 Montréalais en proie à l’insécurité alimentaire à chaque mois. C’est ainsi qu’est née la désormais annuelle « Soirée sans faim ».« La première année, c’est toujours un peu un essai », commente Catherine qui se remémore les premiers balbutiements de cette aventure. Il faut travailler fort et espérer que les gens répondent à l’appel!

Dès le départ, ayez une idée claire de l’événement que vous souhaitez créer afin d’insuffler à celui-ci une personnalité unique. Posez-vous les questions suivantes : quel genre de clientèle souhaitez-vous attirer? Quel type d’événement est le plus approprié pour rejoindre cette cible? Qu’avez-vous d’unique à proposer? Il n’est pas suffisant de vouloir amasser des fonds. Il faut aussi se démarquer des nombreuses soirées caritatives qui existent déjà.

Pour sortir du lot, les Jeunes Alliés de Moisson Montréal ont vite compris l’importance de trouver leur créneau. Dans leur cas, ça signifiait tenir l’événement un jeudi soir après le travail plutôt que de venir s’ajouter aux déjà innombrables activités du week-end. C’était le parfait prétexte pour proposer une ambiance un peu moins guindée, mieux adaptée à un public de jeunes professionnels.  

Puis, comme la nourriture est au cœur même de la mission de Moisson Montréal, créer un événement qui plairait aux foodies montréalais a semblé une évidence. Le comité a donc fait appel à des chefs désireux de mettre leur talent au service de la cause en offrant aux convives la possibilité de goûter certaines de leurs spécialités.

Et vous, quel sera l’ADN de votre soirée?

S’entourer des bons partenaires 

Catherine Coursol rappelle avec justesse que l’organisation d’une levée de fonds est une affaire d’équipe : « Tout part d’un comité organisateur passionné, motivé et diversifié. »

Comme presque tout le travail de sollicitation se fait par l’entremise des différents membres du comité, veillez à choisir une équipe où différentes communautés professionnelles sont représentées. 

Catherine Coursol confie que, d’après son expérience, il est très rare que la sollicitation des commanditaires et partenaires se fasse autrement qu’à travers les contacts de l’un des membres. Il faut donc bien y penser au moment de former l’équipe : tant les aptitudes de chacun que leurs réseaux de contacts doivent être complémentaires. 

Il faut aussi trouver l’endroit parfait, qui saura s’adapter au type d’événement que vous organisez. Pour les Jeunes Alliés de Moisson Montréal, qui souhaitaient créer une soirée gastronomique réunissant plusieurs chefs de la métropole, les Entrepôts Dominion étaient l’endroit parfait : une salle de réception n’étant liée à aucun traiteur et n’obligeant pas les occupants à payer des redevances sur l’alcool leur offrait la flexibilité dont ils avaient besoin pour faire de leur vision une réalité.

Fort d’une équipe du tonnerre et bénéficiant des avantages d’une salle qui leur offrait carte blanche, le comité s’est mis au travail.

S’assurer de faire salle comble

De nos jours, il est évident qu’une bonne stratégie de levée de fonds repose en grande partie sur les réseaux sociaux. Pour commencer du bon pied, il faut donc vous assurer d’avoir tous les morceaux en place : page et événement Facebook, plateforme de vente de billets en ligne, publications sponsorisées, compte Instagram… 

Dès la première édition de votre événement, songez à faire appel aux services d’un photographe et d’un vidéographe. Ces images seront précieuses créer du contenu inspirant et faire mousser la vente des billets, l’an prochain!

Cela dit, ce serait une erreur de tout miser sur les réseaux sociaux, commente Catherine Coursol. Elle rappelle qu’encore une fois, c’est le comité organisateur qui fait le gros du travail. La plupart des gens participent à ce genre de soirée pour soutenir la cause, bien sûr, mais aussi parce qu’ils connaissent quelqu’un qui y sera. Ils veulent passer un bon moment! 

Ne sous-estimez donc pas la force de votre réseau. Sollicitez et re-sollicitez vos contacts – votre insistance sera vite pardonnée si vous leur offrez une soirée mémorable!

Si vous n’atteignez pas vos objectifs de vente de billets, offrez des billets aux médias et à vos commanditaires : ils sont des alliés précieux pour faire connaître votre événement et la cause que vous soutenez. Après tout, l’objectif d’une soirée de levée de fonds est bien sûr de vendre des billets, mais c’est aussi de faire connaître l’organisme pour lequel vous souhaitez amasser des fonds et faire en sorte que les gens y pensent toute l’année – pas seulement pour un soir!

Amasser un maximum d’argent

Dans l’organisation d’une levée de fonds, il s’agit toujours de minimiser les dépenses afin de remettre le plus gros montant possible. Pour y arriver, n’hésitez pas à demander des rabais et des gratuités. La plupart des fournisseurs et des partenaires seront heureux de s’associer à une cause en laquelle ils croient. 

Mais pour les convaincre, il faut être bien préparé : montrez-leur des chiffres, expliquez-leur la portée réelle de leur contribution, offrez-leur de la visibilité auprès d’une cible qui est significative pour eux. 

Le conseil de Catherine : préparez un plan de commandite avec différentes propositions quant à la forme que pourrait prendre leur implication à la soirée, mais montrez-vous flexible. Le plan de commandite devrait être une simple suggestion. Si un commanditaire vous propose une avenue différente ou vous fait des demandes, soyez ouvert et à l’écoute. Ça peut faire toute la différence!

La plupart des événements de levée de fonds intègrent aussi un encan silencieux à la soirée. Bien sûr, cela demande de l’organisation, mais c’est une excellente manière d’amasser des dons supplémentaires. C’est aussi un moyen de s’assurer la collaboration de certains partenaires qui ne sont pas nécessairement prêts à débourser une grosse somme pour devenir commanditaire officiel, mais qui pourraient offrir une paire de billets, un panier de produits ou un forfait VIP qui tomberont dans l’œil d’un de vos invités. 

Le mot d’ordre pour s’assurer d’amasser le plus de fonds possible? Se montrer créatif et sortir du lot. Créez un rendez-vous, une soirée où les gens auront envie d’aller, et rappelez-leur l’importance de la cause que vous défendez.

La prochaine « Soirée sans faim » au profit de Moisson Montréal aura lieu aux Entrepôts Dominion le 17 septembre 2020. Joignez-vous à nous!

Visionnez la vidéo ci-dessous pour découvrir l'ambiance unique de la Soirée sans faim. Et pour connaître nos tarifs et nos disponibilités, communiquez avec Emmanuel Goubard à emmanuel@entrepotsdominion.ca !

📹 Benjamin Seropian